Önce tek soru: kendi adınıza mı satıyorsunuz?
Acente muhasebesindeki neredeyse bütün tartışma bu ayrımdan çıkıyor. Müşteriye hizmeti kendi adınıza mı satıyorsunuz, yoksa bir tedarikçi adına aracılık mı ediyorsunuz?
Kendi adınıza satıyorsanız — paketi siz kuruyorsunuz, fiyatı siz belirliyorsunuz, sorumluluk sizde — müşteriden aldığınız bedelin tamamı sizin hasılatınız, otele ödediğiniz de sizin maliyetiniz. Faturayı müşteriye siz kesiyorsunuz.
Aracıysanız, hizmeti tedarikçi veriyor ve siz komisyon alıyorsunuz. Bu durumda hasılatınız komisyon; müşterinin ödediği toplam bedel sizin cironuz değil.
Bu ayrım sözleşmeden ve fiilî işleyişten çıkar, tercihten değil. Aynı acente bir işte kendi adına, başka bir işte aracı olabilir — paket turda kendi adına, uçak biletinde aracı gibi.
Neden bu kadar önemli?
Çünkü aynı satış, iki ayrımda tamamen farklı rakamlar üretiyor. 100.000 TL’ye satılan, 85.000 TL’ye alınan bir paket düşünün.
Kendi adınıza satışta hasılat 100.000, maliyet 85.000, brüt kâr 15.000. Aracılıkta ise hasılat doğrudan 15.000.
Bilançoda, vergi matrahında, personel priminde ve "bu ay ne kadar iş yaptık" sorusunun cevabında bu fark her yerde karşınıza çıkıyor. Cirosunu 100.000 sanan acente, marjını da o rakam üzerinden yorumlayıp fiyatlamayı yanlış kuruyor.
Hizmet nerede veriliyor? İkinci belirleyici
KDV açısından ikinci kritik soru, hizmetin nerede ifa edildiği. Yurt dışında verilen bir konaklama hizmeti ile Antalya’da verilen konaklama hizmeti aynı kapsamda değil.
Bu yüzden yurt dışı satışlar, yurt içi satışlar ve uluslararası taşımacılık ayrı ayrı değerlendiriliyor. Acentenin defterinde bu üçünün karışık durması, beyanname döneminde ayrıştırılamayan bir yığın demek.
Pratik sonuç: satışlar kaydedilirken hizmetin nerede verildiği bilgisinin de kaydedilmesi gerekiyor. Sonradan "bu yurt dışı mıydı" diye dosyaları tek tek açmak, hem zaman kaybı hem hata kaynağı.
Oranı niye yazmıyoruz?
Bu sayfada hiçbir KDV oranı yazmıyor ve bu bilinçli. Oranlar ve istisna kapsamları değişiyor; konaklama, taşımacılık ve aracılık hizmetleri için farklı düzenlemeler var ve bunlar dönem dönem güncelleniyor.
Bir oranı yazıp bırakmak, okuyan acentenin yanlış fatura kesmesine yol açar. Yanlış faturanın düzeltilmesi de, cezası da acenteye kalır. Doğru yaklaşım, yapıyı bilip oranı mali müşavirinize sormak.
Mali müşavirinize sormanız gereken üç soru şu: bu satışta kendi adımıza mı hareket ediyoruz, hizmet nerede ifa ediliyor, ve bu iş için hangi matrah ve oran uygulanacak.
Sistemde neyin kaydedilmesi gerekiyor?
Bu ayrımların hiçbiri, veri kaydedilmemişse sonradan yapılamıyor. Dosya kapandıktan aylar sonra "bu satış kendi adımıza mıydı" sorusunun cevabı kimsede olmuyor.
- Satış bedeli ve maliyet ayrı ayrı — net marj hesaplanabilsin
- Hizmetin verildiği yer — yurt içi / yurt dışı ayrımı
- Satışın kendi adına mı aracı olarak mı yapıldığı
- Tedarikçi ve tedarikçiye ödenen tutar
- İndirim, kesinti ve fiyat farkı kalemleri ayrı ayrı
- Döviz satışlarda kur ve kur tarihi
Ciro raporu neyi göstermeli?
Acentede "ciro" kelimesi en az üç farklı anlamda kullanılıyor: müşteriden tahsil edilen toplam, satılan paketlerin toplam bedeli, ve acentenin kendi hasılatı. Üçü de meşru ama üçü farklı rakam.
Raporun hangisini gösterdiğinin yazılı olması gerekiyor. Yazılı değilse, aynı ay için pazarlamacı bir rakam, muhasebeci başka bir rakam söylüyor ve toplantının yarısı hangisinin doğru olduğunu tartışmakla geçiyor.
Prim hesabı için hangisinin kullanıldığı ayrıca kritik: brüt satış üzerinden prim veren bir acente, indirim yapılan dosyada kendi kârından fazlasını prim olarak ödeyebiliyor.