sözlük

Acente dilinde 33 terim.

Kontrat, rezervasyon, fiyatlama ve muhasebe tarafında her gün kullanılan terimler. Tanımların yanında işin içinden gelen notlar var: terimin ne demek olduğu kadar, nerede hata yapıldığı da yazılı.

Kontrat ve kontenjan

Allotmentkontenjan tahsisi · garanti kontenjan: Otelin acenteye sözleşmeyle ayırdığı, belirli bir tarih aralığında satılmak üzere tahsis edilmiş oda sayısıdır. Acente bu odaları otele tek tek sormadan satabilir.; Allotment acenteye hız kazandırır ama risk de yükler: tahsis edilen oda satılmazsa, sözleşmeye göre release süresi dolana kadar otelde bloke durur. Garanti allotment’ta satılmayan oda için acente ücret ödemeyi taahhüt eder; bu yüzden garanti kontenjan yalnızca satış öngörüsünün güçlü olduğu dönemlerde alınır.; GlobX’te bu nasıl yürüyor? →
Free saleserbest satış: Otelin, sayı sınırı koymadan acentenin satış yapmasına izin verdiği çalışma biçimidir. Acente kontenjan takip etmeden satar, otel kapasitesi dolduğunda stop sale ilan eder.; Düşük sezonda ve kapasitesi geniş tesislerde yaygındır. Riski stop sale bildiriminin gecikmesidir: otel dolduğunu haber vermezse acente var olmayan odayı satar.
On requesttalep üzerine · sorulu satış: Acentenin satış öncesinde oteli arayıp oda sorması gereken çalışma biçimidir. Satış, otelin onayı gelene kadar kesinleşmez.; Müşteriye “rezervasyonunuz yapıldı” denmeden otel onayının beklenmesi gerekir. Onay beklerken müşteriye verilen opsiyon süresi, otelin cevap süresinden uzun tutulmalıdır.
Overbookingfazla satış: Otelin ya da acentenin, mevcut kapasiteden fazla rezervasyon almasıdır. İptal oranı öngörüsüne dayanan bilinçli bir risk olabileceği gibi, kontenjan takibindeki bir hatadan da doğabilir.; Misafir geldiğinde oda yoksa otel “ikame” (muadil tesise yerleştirme) yapmak zorundadır; masraf ve itibar kaybı genellikle satışı yapan acenteye yansır.
Release süresirelease period · bırakma süresi: Tahsis edilen kontenjanın, satılmadığı takdirde otele geri döndüğü son tarihtir. Girişten kaç gün önce olduğu kontratta yazar.; Operasyonun en çok hata yaptığı yer burasıdır: müşteriye verilen ücretsiz iptal süresi, otelin release süresinden SONRA bitiyorsa, müşteri iptal ettiğinde oda artık acentenin elindedir ve bedeli ödenir. Müşteri iptal tarihi her zaman release tarihinden önce olmalıdır.
Stop salesatış durdurma: Otelin belirli tarihler için satışı durdurduğunu acentelere bildirmesidir. Stop sale konan tarihlerde yeni rezervasyon alınamaz.; Stop sale geçmişe dönük çalışmaz: daha önce alınmış ve konfirme edilmiş rezervasyonlar geçerliliğini korur. Bazı durumlarda otel istisna tanır; bu istisnanın yazılı olarak alınması gerekir, çünkü sözlü istisna uyuşmazlıkta ispat edilemez.

Rezervasyon ve belge

Konfirmasyonconfirmation · otel onayı: Otelin rezervasyonu kabul ettiğini yazılı olarak bildirmesidir. Konfirmasyon numarası, uyuşmazlıkta acentenin elindeki tek dayanaktır.; Konfirme edilmemiş bir rezervasyon, sistemde “satıldı” görünse bile otelde karşılığı olmayabilir. Bu yüzden konfirme durumu, satış durumundan ayrı takip edilir.
No-showgelmeyen misafir: Rezervasyonu olan misafirin iptal etmeden ve haber vermeden otele gitmemesidir.; No-show’da otel genellikle konaklamanın tamamını ya da ilk geceyi ücretlendirir; iptal koşullarındaki “cezasız iptal” hakkı kullanılmamış sayılır. Bu bedel acenteye faturalanır, acente de müşteriden tahsil etmeye çalışır — tahsil edilemeyen kısım zarardır.
Opsiyon tarihioption date: Rezervasyonun, ödeme yapılmadığı takdirde kendiliğinden düşeceği son tarihtir. Acente müşteriye bu tarihe kadar yer tutar.; Opsiyon süresi otelin release süresinden uzun verilirse, opsiyon düştüğünde oda çoktan acentenin sorumluluğuna geçmiş olur.
Rooming listoda dağıtım listesi: Grup konaklamasında hangi misafirin hangi odada kalacağını gösteren listedir. Otele girişten önce gönderilir.; Grup işinde oda numarası, oda tipi, misafir adları ve varsa özel talepler bu listede birleşir. Listedeki para bilgisi otele gitmez: otel kaç oda ve kimler olduğunu bilmek ister, acentenin müşteriden ne tahsil ettiğini değil.; GlobX’te bu nasıl yürüyor? →
Voucherkonaklama belgesi: Acentenin misafire verdiği, konaklamanın kapsamını gösteren belgedir. Misafir otele bu belgeyle giriş yapar; otel de hizmeti bu belgeye göre verir.; Voucher’da oda tipi, pansiyon, giriş-çıkış tarihi, kişi sayısı ve varsa ek hizmetler yazar. Misafirin otelde ayrıca ödeyeceği kalemler (ekstra, şehir vergisi) belgede ayrı gösterilmelidir; gösterilmezse otelde tartışma çıkar.; GlobX’te bu nasıl yürüyor? →

Fiyat ve pansiyon

Çocuk yaş aralığıchild age range: Çocuk indiriminin hangi yaşlar için geçerli olduğunu belirleyen aralıktır (örneğin 0–2 ücretsiz, 2–12 indirimli).; Yaş, giriş tarihindeki yaştır; doğum tarihi alınmazsa sınırda olan çocuklarda yanlış fiyat çıkar. Aralıklar tesise göre değişir ve çoğu kontratta “kaçıncı çocuk” da fiyatı etkiler.
Erken rezervasyonearly booking: Sezondan aylar önce, indirimli fiyatla yapılan satıştır. Otel nakit akışını erken sağlar, misafir düşük fiyat alır.; Erken rezervasyon indirimlerinin çoğu belirli bir tarihe kadar geçerlidir ve genellikle iptal koşulları normal satıştan katıdır. İndirim oranı kontratta kampanya olarak tanımlanır; satış anındaki fiyat sonradan değişen kampanyadan etkilenmemelidir.
Kâr marjımargin · markup: Satış fiyatı ile maliyet arasındaki farkın hangi tutara oranlandığını belirten ölçüdür. Marj satış fiyatına, markup maliyete oranlanır — ikisi aynı şey değildir.; 1.000 TL maliyetli bir hizmette %20 markup satış fiyatını 1.200 TL yapar; %20 marj ise 1.250 TL yapar (çünkü 250, 1.250’nin %20’sidir). Hangisinin kullanıldığı ekip içinde net olmazsa aynı otel için iki farklı fiyat çıkar.
Minimum konaklamamin stay · asgari gece: Belirli tarihlerde rezervasyon alınabilmesi için gereken en az gece sayısıdır. Bayram ve yoğun dönemlerde kullanılır.; Minimum konaklama koşulu sağlanmadığında fiyat verilmemesi gerekir. Sistemde bu kural yoksa üç gece şartı olan bir tarihe bir gecelik satış yapılır ve otel girişte misafiri kabul etmeyebilir.
Pansiyon tipleriOB · BB · HB · FB · AI · UAI: Konaklama fiyatına hangi yemeklerin dahil olduğunu belirten standart kısaltmalardır.; OB (Oda + Kahvaltısız), BB (Oda + Kahvaltı), HB (Yarım Pansiyon: kahvaltı + akşam yemeği), FB (Tam Pansiyon: üç öğün), AI (Her Şey Dahil), UAI (Ultra Her Şey Dahil). AI ve UAI’nin kapsamı tesise göre değişir; içki markaları, à la carte restoran ve oda servisi gibi kalemler kontratta tek tek yazılmalıdır — “her şey dahil” ifadesi tek başına bir kapsam tanımı değildir.

Finans ve muhasebe

Cari hesap: Bir müşteri, tedarikçi, kasa ya da banka ile aradaki borç-alacak ilişkisini tarih sırasıyla tutan hesaptır. Her para hareketi iki cariye birden yazılır.; Çift taraflı kayıt kuralı: tahsilat yapıldığında kasa borçlanır, müşteri alacaklanır; toplam borç ile toplam alacak her zaman eşit olmalıdır. Eşit değilse bir hareket tek bacaklı yazılmış demektir ve bakiyelerin hiçbirine güvenilemez.; GlobX’te bu nasıl yürüyor? →
e-Fatura ve e-Arşiv: e-Fatura, e-fatura mükellefi olan alıcılara GİB sistemi üzerinden gönderilen faturadır. e-Arşiv ise mükellef olmayan alıcılara (çoğu bireysel misafire) kesilen elektronik faturadır.; Hangisinin kesileceği alıcının mükellefiyetine göre belirlenir; yanlış senaryoyla kesilen fatura reddedilir. Kesilen faturanın GİB’deki karşılığı ETTN adı verilen tekil numarayla izlenir.
ETTNEvrensel Tekil Tanımlama Numarası: Her elektronik faturaya GİB tarafından verilen, dünyada tek olan tanımlama numarasıdır. Faturanın sistemdeki kimliğidir.; Resmî fatura numarası ile ETTN farklı şeylerdir: numara seri takibi için, ETTN belgenin kendisini doğrulamak için kullanılır. İtiraz ve iptal işlemleri ETTN üzerinden yürür.
Mutabakatreconciliation: Acentenin kendi kaydı ile otelin (ya da tedarikçinin) kaydını karşılaştırıp farkları kapatma işlemidir. Genellikle ay sonunda yapılır.; Farkların kaynağı çoğunlukla üç yerdir: iptal edilmiş ama otelin listesinde duran dosyalar, sonradan değişmiş oda/tarih bilgileri ve otelde ödenen ekstralar. Mutabakatsız kapanan ay, sonraki aya taşınan ve büyüyen bir fark demektir.; GlobX’te bu nasıl yürüyor? →
POS valörüblokaj · valör süresi: Kredi kartıyla alınan tahsilatın bankada bloke kaldığı ve hesaba geçmediği süredir. Taksit sayısına göre uzar.; Valör süresince para ne acentenin bankasında ne müşterinin elindedir; muhasebede “POS alacağı” olarak ayrı durması gerekir. Bankaya girmiş gibi yazılırsa banka bakiyesi olmayan parayı gösterir. Valör dolunca banka komisyonu kesip net tutarı yatırır; kesilen komisyon gider kalemidir.
Vade farkı: Taksitli ödemede bankanın kestiği komisyonun müşteriye yansıtılan karşılığıdır. Satış tutarını yükseltir, maliyeti değiştirmez.; Vade farkı yansıtılmazsa taksit komisyonu doğrudan acentenin kârından düşer. Yansıtılacaksa müşteriye satış anında söylenmesi gerekir; sonradan eklenen vade farkı tahsilat sorununa dönüşür.
Virman: Para hareketi olmadan iki hesap arasında yapılan aktarımdır; örneğin kasadan bankaya ya da bir müşteri kartından diğerine.; Virmanın iki bacağı birbirine bağlı olmalıdır. Tek bacağı silinen bir virman iki hesabın bakiyesini birden bozar; bu yüzden virman satırları ekstreden tek tek silinemez.

Tur ve transfer

Günübirlik turdaily tour · excursion: Konaklama içermeyen, aynı gün başlayıp biten turdur. Çoğunlukla otelden alıp otele bırakma (transferli) şeklinde satılır.; Konaklama olmadığı için paket tur tanımına girmeyebilir; ancak ulaşım ve başka bir turistik hizmet birlikte satılıyorsa “bağlantılı seyahat düzenlemesi” kuralları gündeme gelir. Kontenjan günlük araç kapasitesine bağlıdır.
Incoming ve outgoinggelen turizm · giden turizm: Incoming, yurt dışından Türkiye’ye gelen misafirlere hizmet verilmesidir. Outgoing ise Türkiye’den yurt dışına satış yapılmasıdır.; İkisinin finansal yapısı farklıdır: incoming’de tahsilat genellikle dövizle ve yurt dışı acenteden yapılır, outgoing’de maliyet dövizle oluşur. Her iki durumda satış anındaki kurun kayda sabitlenmesi gerekir, yoksa geçmiş satışın TL karşılığı kur değiştikçe kayar.
Paket tur: Ulaşım, konaklama ve diğer turistik hizmetlerden en az ikisinin birlikte, tek fiyatla ve 24 saatten uzun süreyle satıldığı üründür.; Paket tur satışı Türkiye’de Paket Tur Sözleşmeleri Yönetmeliği’ne tabidir: satış öncesi broşür bilgilerinin verilmesi, yazılı sözleşme yapılması ve yolculuktan önce bilgilendirme yapılması zorunludur. Bu yükümlülükler “tavsiye” değil, ihlâlinde idari yaptırımı olan kurallardır.; GlobX’te bu nasıl yürüyor? →
SIC transferSeat in Coach · paylaşımlı transfer: Aracın birden fazla misafir ya da grupla paylaşıldığı transferdir. Kişi başı fiyatlanır ve güzergâh sabittir.; Özel (private) transferin aksine araç tek müşteriye tahsis edilmez; bu yüzden ucuzdur ama bekleme süresi ve ara duraklar vardır. Uçuş saatine yakın transferlerde SIC riski yüksektir.

Kanal ve iş modeli

B2B ve alt acente: Acentenin, son tüketiciye değil başka bir acenteye satış yapmasıdır. Satın alan acenteye alt acente denir.; B2B satışta fiyat genellikle net verilir (komisyon düşülmüş) ve tahsilat alt acentenin cari hesabı üzerinden yürür. Alt acentenin kredi limiti takip edilmezse, tahsil edilmemiş satış birikir ve risk fark edilmeden büyür.; GlobX’te bu nasıl yürüyor? →
Komisyon: Satışı yapan tarafın, satış tutarı üzerinden aldığı paydır. Otel-acente ilişkisinde acentenin kazancı, acente-alt acente ilişkisinde alt acentenin kazancıdır.; Komisyonun brüt mü net tutar üzerinden hesaplandığı sözleşmede yazılı olmalıdır. Aynı oran brüt ve net üzerinden farklı tutar üretir ve bu fark ay sonu mutabakatında ortaya çıkar.
MICEMeetings, Incentives, Conferences, Exhibitions: Toplantı, teşvik seyahati, kongre ve fuar organizasyonlarını kapsayan kurumsal turizm alanıdır. Grup hâlinde, çoğunlukla sözleşmeli ve tek faturalı çalışır.; MICE işinde bakiye genellikle oda bazında değil proje bazında takip edilir ama tahsilat oda oda da gelebilir. Otel ve tarih değişikliği en pahalı değişikliktir: tekrar pazarlama, rooming list’in yeniden basılması ve çoğu zaman yeni bir maliyet demektir.; GlobX’te bu nasıl yürüyor? →
Net ve brüt fiyat: Brüt fiyat, misafirin ödediği liste fiyatıdır. Net fiyat, komisyon düşüldükten sonra tedarikçiye kalan ya da alt acenteye verilen fiyattır.; Aynı rezervasyon için üç ayrı tutar söz konusu olabilir: misafirin ödediği, alt acenteye verilen ve otele ödenen. Bunlar ayrı alanlarda tutulmazsa ciro da kâr da yanlış hesaplanır.
TÜRSAB belgesiA grubu seyahat acentesi belgesi: Türkiye’de seyahat acenteliği yapabilmek için Kültür ve Turizm Bakanlığı’ndan alınan işletme belgesidir. A, B ve C grubu olarak sınıflanır.; A grubu belge, seyahat acenteliğinin bütün faaliyetlerini kapsar; paket tur düzenlemek bu gruba bağlıdır. Belgesiz acentelik faaliyeti idari yaptırıma tabidir ve belgesi olmayan bir işletme otellerden kontrat alamaz.
XML tedarikçiXML bağlantısı · tedarikçi entegrasyonu: Otel, tur ya da transfer envanterini program arayüzü üzerinden paylaşan tedarikçidir. Acente bu bağlantıyla kendi envanterine ek ürün satabilir.; XML envanterinde fiyat ve müsaitlik tedarikçiden gelir; acente bunun üzerine kendi marjını koyar. Satış anında tedarikçiden alınan onayın saklanması gerekir, çünkü uyuşmazlıkta dayanak odur.; GlobX’te bu nasıl yürüyor? →

Eksik bir terim mi var?

Sözlük sahadan gelen sorulara göre büyüyor. Aradığınız terim yoksa yazın, ekleyelim.