İkisinin farkı tek cümlede
e-Fatura, sisteme kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenir ve Gelir İdaresi altyapısı üzerinden alıcının sistemine doğrudan düşer. e-Arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir; elektronik olarak oluşturulur, alıcıya e-posta ya da kâğıt çıktı olarak iletilir.
Yani belirleyici olan sizin değil, ALICININ durumu. Aynı acente aynı gün hem e-Fatura hem e-Arşiv kesebilir: otele e-Fatura, tatil satılan aileye e-Arşiv.
Acentede tipik dağılım
Bir seyahat acentesinin fatura trafiği genellikle şöyle ayrışıyor:
- Otel, tur operatörü, transfer firması gibi tedarikçiler: neredeyse hepsi e-Fatura mükellefi
- Alt acenteler (B2B): çoğunlukla e-Fatura mükellefi
- Kurumsal müşteriler: büyük olasılıkla e-Fatura mükellefi
- Bireysel tatilci: e-Arşiv
En sık yapılan hata: mükellefiyet kontrolü yapmamak
Bir alıcı e-Fatura mükellefiyken ona e-Arşiv fatura keserseniz, fatura alıcının sistemine düşmez. Alıcı faturayı göremez, kayıtlarına alamaz ve size geri döner. Tersi de aynı şekilde sorunlu.
Mükellefiyet durumu sabit değil: bir firma bu yıl kapsam dışıyken gelecek yıl kapsama girebilir. Bu yüzden "geçen sefer e-Arşiv kesmiştik" hafızası güvenilir değil.
Doğru işleyiş, fatura kesilmeden önce alıcının vergi numarasının sistemde sorgulanması. Bu sorgu otomatik yapılabiliyor; elle yapıldığında unutuluyor.
Muhasebe programına nasıl bağlanıyor?
Acentenin kendi sistemi faturayı üretiyor, entegratör Gelir İdaresi’ne iletiyor, muhasebe programı da kayda alıyor. Bu üçlü arasındaki bağ kurulmadığında aynı fatura üç yerde elle giriliyor ve üç yerde farklı kalıyor.
Pratikte en çok soruna yol açan yer, faturanın acentenin rezervasyon dosyasıyla bağının kurulmaması. Fatura muhasebede var, dosyada yok; "bu dosya faturalandı mı" sorusu cevapsız kalıyor.
Bu yüzden faturanın hangi rezervasyona ait olduğunun kayıtta durması, entegrasyondan daha önemli. Entegrasyon olmadan fatura elle de kesilebilir; bağ olmadan dosya hiç kapanmaz.
İptal ve iade nasıl işliyor?
Kesilen bir e-Faturanın iptali, kesildiği anda mümkün değil; itiraz ve iade süreçleri devreye giriyor. e-Arşiv faturada iptal için tanınan süre farklı işliyor.
Acente tarafında bunun anlamı şu: tatil iptal edildiğinde faturanın da kendiliğinden yok olmadığı. İptal edilen dosyada kesinti uygulanıyorsa, kesilen fatura ile fiilen tahsil edilen tutar arasındaki farkın belgelenmesi gerekiyor.
Bu, acentelerin defterinde en çok açık bırakan konulardan biri. İptal edilen dosyanın faturası ve iadesi eşleşmediğinde, cari bakiye aylarca tutmuyor.