Acente yazılımı tam olarak neyi kapsar?
Bir seyahat acentesinin yazılımdan beklediği şey tek bir işlem değil, birbirine bağlı bir zincirdir. Müşteri sorar, teklif çıkar, rezervasyon açılır, para tahsil edilir, otele konfirme gider, voucher üretilir, fatura kesilir, cari hesaplar kapanır. Bu zincirin bir halkası ayrı bir programda ya da Excel’de duruyorsa, zincir orada kopar.
Bu yüzden "acente yazılımı" derken kastedilen, aslında şu altı alanın aynı veritabanında çalışmasıdır:
- Envanter ve kontrat: hangi otelde hangi tarihte hangi fiyat geçerli
- Rezervasyon ve operasyon: dosya açma, değişiklik, iptal, konfirme
- Finans: tahsilat, cari hesap, kasa-banka, e-fatura
- Belge: voucher, konfirmasyon, sözleşme
- İletişim: müşteriyle yazışma ve bu yazışmanın dosyaya bağlanması
- Raporlama: hangi üründen ne kazanıldığı
Seçerken sorulacak asıl soru
Demo izlerken herkesin gösterdiği şey aynıdır: temiz bir ekran, birkaç tıkla açılan bir rezervasyon. Ama acentenin günlük hayatı o akış değildir. Günlük hayat, açılmış bir rezervasyonun değişmesidir.
O yüzden demoda sorulacak soru "rezervasyon nasıl açılıyor" değil, şudur: açtığınız rezervasyonun tarihini değiştirin. Ardından bakın:
- Kontenjan eski tarihten iade edilip yenisinden düşüldü mü?
- Fiyat farkı otomatik mi hesaplandı, yoksa elle mi girdiniz?
- Fark müşteriden tahsil edilecek bir bakiyeye mi dönüştü?
- Otelin maliyeti de güncellendi mi?
- Rapor bu dosyayı hâlâ görüyor mu, yoksa listeden düştü mü?
En sık yapılan üç hata
Birincisi: modül sayısına bakmak. Otuz modülü olan ama kontenjanı doğru düşmeyen bir sistem, beş modülü olan ama düşeni doğru düşen sistemden kötüdür. Kullanmayacağınız modül bedava değildir; menüyü karmaşıklaştırır, eğitimi uzatır.
İkincisi: fiyatı tek başına karşılaştırmak. Aylık ücret farkı, yılda bir kez yaşanan bir çift satış (aynı odayı iki müşteriye satmak) olayının maliyetinin yanında küçük kalır.
Üçüncüsü: veri çıkışını sormamak. Sisteme girerken herkes kapıyı gösterir; çıkarken kapının olup olmadığını kimse sormaz. Kontrat, cari ve rezervasyon verinizi hangi formatta dışa aktarabildiğinizi ilk görüşmede sorun.
Geçiş nasıl planlanır?
Yazılım değiştirmenin doğru zamanı sezon dışıdır ama çoğu acente sezonun ortasında karar verir, çünkü sorun o zaman canını yakar. İkisi de yönetilebilir; önemli olan paralel çalışma dönemini kabul etmektir.
Pratikte işleyen sıra şudur: önce tanımlar ve kontratlar yeni sisteme yüklenir, sonra cari bakiyeler açılış fişiyle devredilir, belirlenen tarihten sonraki yeni satışlar yeni sistemden açılır, açık dosyalar eski sistemde tamamlanır. Böylece hiçbir gün "iki sistem de yarım" durumuna düşmez.