Kontratın altı temel bileşeni
Otelden gelen dosya ne kadar farklı biçimde gelirse gelsin, taşıdığı bilgi hep aynı altı başlıktır:
- Periyot: hangi tarih aralığında hangi fiyatın geçerli olduğu.
- Oda tipi ve pansiyon: standart / deniz manzaralı, oda-kahvaltı / her şey dahil.
- Fiyat: kişi başı mı, oda başı mı — en sık karışan yer burası.
- Kontenjan (allotment): acenteye ayrılan oda sayısı.
- Release: satışın kaç gün öncesine kadar kontenjandan yapılabileceği.
- Çocuk politikası: yaş aralıkları ve ücretlendirme.
Kontenjan, release ve stop sale farkı
Üçü karıştırılıyor ama üçü ayrı şey:
- **Kontenjan**: elinizde kaç oda var. Sattıkça düşer, iptal ettikçe geri döner.
- **Release**: kontenjanın ne zaman otele geri döndüğü. "7 gün release" demek, girişe 7 gün kala satmadığınız odaların otele geçmesi demek. O tarihten sonra satış ancak otelden teyitle yapılır.
- **Stop sale**: otelin belirli tarihlerde satışı tamamen durdurması. Kontenjanınız görünse bile satamazsınız.
Kontenjanın sessiz düşmediği yer: değişiklik
Acentelerde en pahalı hata, satışta değil değişiklikte oluyor. Bir dosyanın tarihi ya da oteli değiştiğinde iki işlem birden yapılmalı: eski periyottan kontenjan iade edilmeli, yeni periyottan düşülmeli.
Bu iki işlemden biri atlandığında hata hemen görünmüyor. Kontenjan eski tarihte asılı kalıyor, yeni tarihte hiç düşmüyor ve aynı oda ikinci kez satılabilir hâle geliyor. Sorun otele giriş günü, resepsiyonda ortaya çıkıyor.
Yazılım değerlendirirken demoda mutlaka test edin: açtığınız bir rezervasyonun tarihini değiştirin, sonra iki periyodun da kontenjanına bakın.
Kontratı Excel'den sisteme taşırken
Oteller kontratı çoğunlukla Excel olarak gönderiyor ve her otelin şablonu farklı. Elle girişte en sık yapılan üç hata şunlar:
- Kişi başı fiyatı oda fiyatı sanmak (ya da tersi) — tutar iki katına ya da yarısına iner.
- Periyot bitiş tarihini dâhil/hariç yanlış okumak — bir gecelik fark bütün sezona yayılır.
- Çocuk yaş aralığında üst sınırı kaçırmak — "0-11,99" ile "0-12" farklı şeylerdir.